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一、目的規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。二、適用范圍適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。三、職責(zé)１、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。２、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。四、程序要點(diǎn)１、業(yè)主檔案內(nèi)容 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。 經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。 《業(yè)主家庭情況登記表》。 《鑰匙領(lǐng)用登記表》。 《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。 《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。 《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。 《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。 業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。 其他應(yīng)保存的資料。２、檔案盒的制作根據(jù)檔案盒的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由 組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。３、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。４、按檔案盒內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。５、業(yè)主檔案的跟蹤：當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：a、 通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)；b、 業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。 業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。６、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。７、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。８、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。９、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。五、記錄《業(yè)主檔案目錄》六、相關(guān)支持文件《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》